Cuando hablamos de inventarios, hablamos de retos: es necesario comprar lo suficiente para satisfacer la demanda, pero sin que sea demasiado para que el exceso no se convierta en merma.
Aunque los inventarios son un punto crítico para los restaurantes, existe una herramienta capaz de simplificar el proceso. En este artículo te contamos sobre cómo aprovechar la tecnología en tu gestión de inventarios.
¿Qué es la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios es el proceso de ordenar, almacenar, utilizar y vender el inventario de una empresa.
En otras palabras, es un proceso esencial de la gestión del restaurante, ya que ayuda a los negocios de comida a saber cuánto stock pedir y cuándo hacerlo, rastreando los insumos que llegan de los proveedores a medida que se usan o desperdician.
De esta forma, la gestión de inventarios ayuda a los restaurantes a mantener la cantidad adecuada de ingredientes a la mano. La idea es que haya suficiente stock para el servicio, pero se eviten las mermas y la sobreacumulación en el almacén.
¿Cómo hacer un control de inventarios?
Un control de inventarios requiere de un registro con todos los insumos disponibles en tu negocio de comida. ¿Y luego, qué hacer con esa lista?
Aunque el proceso cambia de un restaurante a otro, dependiendo de su tamaño y concepto, éstos son los básicos para un control de inventarios eficiente:
- Asigna a un encargado de realizar los inventarios y asegúrate de que siempre se realicen por la misma persona.
- Revisa tus registros de manera regular. Elige una fecha calendarizada para realizar las revisiones.
- Lleva también un registro de tus mermas. Toma en cuenta aquellos ingredientes que se echaron a perder o desperdiciaron.
- Utiliza el sistema PEPS para manejo de inventarios y acomoda tu almacén para no perder de vista ningún producto.
- Revisa tus inventarios y contempla la temporalidad antes de tomar decisiones de compra.
Retos del manejo de inventarios
La gestión de inventarios es, sin duda, uno de los procesos de gestión del restaurante que más tiempo consume. Además, requiere de un alto nivel de organización, responsabilidad y atención al detalle.
Esto significa que la gestión de inventarios no es un trabajo para cualquiera. Los principales desafíos de este proceso son:
- Equilibrar tus niveles de stock: compra insumos suficientes para satisfacer a los comensales, pero solo los necesarios para evitar el desperdicio.
- Predicción de la demanda: conocer con precisión las preferencias de los clientes y las tendencias de su consumo.
- Adaptarse a los cambios en los costos de la materia prima: lidiar con proveedores y la disponibilidad de productos según la temporalidad.
Software de inventarios: apóyate en la tecnología para optimizar el negocio
Una manera de hacer más sencilla y eficiente esta tarea es con la incorporación de softwares de inventarios, sistemas y programas informáticos que se adaptan de manera personalizada a las necesidades de cada restaurante.
Un software de inventarios para restaurantes es un sistema digital que ayuda a gestionar y rastrear los insumos de forma más eficiente. Automatiza las tareas involucradas en el proceso y, como un plus, puede mostrar datos financieros y de rendimiento importantes.
¿Por qué usar un software de inventarios?
Si bien la gestión de inventarios puede realizarse de manera manual, en un cuadernillo o en una hoja de cálculo, estas herramientas innovadoras facilitan el proceso.
De manera sencilla y automática, el software de inventarios toma en cuenta la información que conoce sobre tu restaurante para equilibrar los niveles e insumos, predecir la demanda y gestionar las fluctuaciones en los costos.
Pero si aún no estás del todo convencido de los muchos beneficios de un software de inventarios, aquí te dejamos nuestros favoritos:
1. Reducción de desperdicios
El software de inventarios ayuda a minimizar el rango de error al momento de registrar los productos que se tienen en el almacén. Facilita el control de las entradas y salidas, tomando en cuenta aspectos como la fecha de caducidad.
El resultado es una reducción en el desperdicio de productos caducados. Esto se traduce en un mejor control de costos y una mayor utilidad para tu negocio.
2. Gestión de proveedores
Cuando hablamos de compras y abastecimiento, el software de inventarios es un aliado perfecto. Te ofrece, de una forma rápida y práctica, las cantidades de producto disponibles y las que deberías comprar.
Además, en cuanto a la gestión de proveedores, muchos de estos sistemas realizan el proceso de compra de manera automatizada, poniéndose en contacto directo con los vendedores y facilitando los pagos correspondientes.
3. Gestión del restaurante
Un restaurante eficiente es aquel que consigue ahorrar dinero, pero también tiempo y esfuerzo.
La gestión manual de inventarios es tardada y suele ser trabajo de más de una persona. Con la ayuda de un software de inventarios es posible reducir el número de horas necesarias para este proceso.
Con esta tecnología es más rápido llevar un registro de insumos, acomodar los productos en el almacén, darle rotación de los ingredientes y realizar nuevas órdenes de compra. Pero, sobre todo, mejora la gestión general del restaurante permitiéndote tomar decisiones más informadas y eficientes.
Software de inventarios: algunos ejemplos
Como ya mencionamos, es importante que eches un vistazo a los diferentes softwares de inventarios en el mercado y que los evalúes teniendo en cuenta las necesidades y posibilidades de tu emprendimiento. A continuación de compartimos algunos ejemplos a modo de guía:
- Odoo Inventory: tiene funcionalidades gratuitas, ideal para probar y evaluar, además de ser personalizable. Este sistema ofrece trazabilidad para unidades sueltas, productos agrupados y envíos completos.
- Sortly: es una buena herramienta para empezar la automatización del seguimiento de tus materias primas. Para organizar mejor el almacén, ofrece la posibilidad de generar códigos de barra y QR.
- Zoho Inventory: es otra opción sin costo, y te ayudará a sistematizar la gestión de proveedores y el seguimiento de los ingredientes.
- Soft Restaurant: se trata de un software completo para la gestión del negocio gastronómico, y entre sus funcionalidades también encontrarás la administración del inventario.
¡Qué mejor manera de volverte más eficiente que aprovechando los beneficios de la tecnología para la gestión de inventarios! Consigue que las operaciones de tu restaurante sean más sencillas con innovaciones tecnológicas como ésta.
